Перевірка кандидата — найдешевший спосіб запобігти інциденту, але саме тут роботодавці найчастіше порушують закон: просять зайві документи, «копають» соцмережі, дзвонять колишнім керівникам без дозволу кандидата. Цей матеріал доповнює підрозділ посібника «Корпоративна безпека» про прийом на роботу практичними розʼясненнями: що можна перевіряти, як це робити законно і чим ризикує компанія, якщо переступить межу.
Що роботодавець має право знати про кандидата?
Відправна точка — ст. 22 КЗпП України (в редакції від 23.10.2026). Роботодавець має право вільно обирати серед кандидатів, але не може відмовити без мотивів або з підстав, що не стосуються кваліфікації чи професійних якостей. Якщо кандидат вимагає, причину відмови треба повідомити письмово, і вона має бути саме професійною.
Під час оформлення людина зобовʼязана подати те, що прямо названо у ст. 24 КЗпП: паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (якщо вона є) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб, а у випадках, передбачених законодавством, — документ про освіту, про стан здоровʼя, військово-обліковий документ. Усе інше — під питанням: ст. 25 КЗпП забороняє вимагати відомості про партійну і національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування та документи, подання яких не передбачено законодавством.
Друга межа — заборона дискримінації за ст. 2-1 КЗпП: вік, стать, стан здоровʼя, сімейний стан, сімейні обовʼязки, переконання, місце проживання та інші ознаки, не повʼязані з характером роботи. Питання «чи плануєте дітей?» на співбесіді — пряма дорога до скарги.
Третя межа — Закон України «Про захист персональних даних» (в редакції від 14.06.2025). За ч. 3 ст. 6 дані мають бути відповідними, адекватними та ненадмірними стосовно мети обробки, а за ч. 8 ст. 6 — зберігатися не довше, ніж потрібно. Відомості про здоровʼя, засудження до кримінального покарання, релігійні й політичні переконання, етнічне походження належать до особливих категорій: їх обробка за загальним правилом заборонена (ст. 7). Винятки — однозначна згода особи або необхідність для виконання обовʼязків роботодавця у трудових правовідносинах відповідно до закону. Практичне правило: обсяг перевірки визначає посада — касира чи системного адміністратора перевіряють глибше, ніж працівника без доступу до грошей і даних.
Як перевіряти законно: анкета, реєстри, соцмережі, рекомендації?
Головне джерело — сам кандидат: закон називає первинними джерелами документи, видані на імʼя особи, підписані нею документи і відомості, які вона надає про себе (ч. 4 ст. 6 Закону про захист персональних даних). Кожне поле анкети має відповідати на питання «навіщо це для цієї вакансії?»
Правова підстава для перевірки — ст. 11 того ж Закону: згода, дії, що передують укладенню правочину на вимогу особи, обовʼязок, передбачений законом, або законний інтерес роботодавця, якщо він не переважає основоположних прав кандидата. Обробка має бути відкритою і прозорою (ч. 1 ст. 6). У момент збору кандидата повідомляють, хто володілець даних, що саме збирають, з якою метою, кому передають і які в нього права (ч. 2 ст. 12). Якщо дані отримано не від самої людини, повідомити треба протягом тридцяти робочих днів з дня збору. Кандидат має право знати джерела збирання своїх даних (ст. 8).
Що допустимо:
- офіційні реєстри: участь у юридичних особах, статус ФОП, повʼязаність з контрагентами чи конкурентами;
- судові рішення та виконавчі провадження — лише коли вони стосуються ризиків посади (стягнення за нестачу для кандидата в касири, а не аліментний спір);
- публічні професійні профілі та публікації самого кандидата;
- рекомендації — від осіб, яких назвав кандидат, або з його згоди.
Що заборонено: фейкові профілі, «дружба» заради доступу до закритих сторінок, купівля «злитих» баз, «приховані» співбесіди від імені іншої компанії. Незаконне збирання, зберігання чи використання конфіденційної інформації про особу — це вже ст. 182 КК України (в редакції від 18.09.2026): штраф від пʼятисот до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, виправні роботи на строк до двох років, пробаційний нагляд або обмеження волі на строк до трьох років.
Які обмеження роботодавець зобовʼязаний перевірити сам?
- Колишні посадовці. За п. 1 ч. 1 ст. 26 Закону України «Про запобігання корупції» (чинна редакція станом на жовтень 2026 року) особа, яка виконувала функції держави або місцевого самоврядування, протягом року після звільнення не може укладати трудовий договір з приватною компанією чи ФОП, щодо яких вона протягом останнього року служби здійснювала контроль, нагляд або готувала чи ухвалювала рішення. Порушення — підстава для припинення договору (ч. 2 ст. 26), а Національне агентство з питань запобігання корупції звертається для цього до суду.
- Стан здоровʼя. Не можна укладати трудовий договір, якщо робота протипоказана за медичним висновком (ст. 24 КЗпП).
- Справжність документів. Використання завідомо підробленого документа карається за ч. 4 ст. 358 КК — штраф до пʼятдесяти неоподатковуваних мінімумів, пробаційний нагляд або обмеження волі на строк до двох років. Диплом і сертифікати звіряйте з тим, хто їх видав.
Довідку про несудимість можна вимагати лише тоді, коли профільний закон прямо встановлює таку вимогу до посади. Без правової підстави це обробка особливої категорії даних, заборонена ст. 7 Закону про захист персональних даних.
Чи можна застосовувати поліграф і психологічні тести?
Трудове законодавство не передбачає поліграфа як інструмента перевірки. Тому — лише за письмовою добровільною згодою, з правом відмовитися на будь-якому етапі, з питаннями тільки про роботу, які кандидат бачить заздалегідь. Відмова не може бути причиною відмови в прийнятті, а результат — єдиною підставою рішення. Фізіологічні показники можуть стосуватися здоровʼя, тож на них поширюється посилений режим ст. 7. Психометричні тести — так само добровільно, за валідованою методикою і з обмеженим доступом до результатів.
Що робити, якщо перевірку не встигли завершити до виходу на роботу?
Інструмент — випробування (ст. 26 КЗпП). Його встановлюють за угодою сторін і обовʼязково зазначають у наказі про прийняття. Строк — до трьох місяців, в окремих випадках за погодженням з профспілкою — до шести; для робітників — до одного місяця; дні, коли людина фактично не працювала, не зараховуються (ст. 27). Виявили невідповідність — можна звільнити протягом строку, письмово попередивши за три дні (ст. 28); якщо строк сплив, а працівник працює, він вважається таким, що витримав випробування.
Увага: випробування не встановлюється для неповнолітніх, молодих спеціалістів після закінчення вищих закладів освіти, вагітних жінок, одиноких матерів з дитиною до чотирнадцяти років або дитиною з інвалідністю, внутрішньо переміщених осіб, осіб на строковий договір до 12 місяців, тимчасові та сезонні роботи та інших, названих у ст. 26.
Міні-кейси
Кейс 1. Ситуація: кандидатові на посаду менеджера з продажу відмовили після співбесіди, де розпитували про дітей і плани на декрет. Кандидатка просить пояснити причину письмово. Що каже закон: відмова з підстав, не повʼязаних із кваліфікацією, — необґрунтована (ст. 22 КЗпП), а сімейний стан і сімейні обовʼязки є забороненою ознакою (ст. 2-1 КЗпП). Що робити: оцінювати за заздалегідь затвердженими критеріями і в письмовій відповіді наводити лише професійні причини.
Кейс 2. Ситуація: служба безпеки знайшла в Telegram «базу» з даними кандидата на посаду головного бухгалтера і поклала роздруківку в його справу. Що каже закон: дані з неофіційного джерела зібрано незаконно; це порушення ст. 6 і ст. 11 Закону про захист персональних даних з ризиком відповідальності за ст. 182 КК. Що робити: знищити отримане, перевірку повторити лише за офіційними реєстрами й легальними агрегаторами, повідомивши кандидата.
Кейс 3. Ситуація: компанія бере юристом колишнього інспектора, який пів року тому перевіряв саме її. Що каже закон: рік після звільнення такий договір укладати заборонено (ст. 26 Закону «Про запобігання корупції»), а порушення — підстава для його припинення. Що робити: питати в анкеті про державну службу за останній рік і перевіряти відповідь до наказу.
Часті помилки
- Вимагати довідку про несудимість «для всіх» без вимоги закону для конкретної посади.
- Збирати копії документів «про всяк випадок» і зберігати їх роками після відмови.
- Телефонувати колишньому роботодавцю без згоди кандидата.
- Прописати випробування в договорі, але забути його в наказі, або встановити тому, кому його встановлювати не можна.
- Відмовляти «за поліграфом» або через те, що кандидат від нього відмовився.
Що робити покроково
- Затвердьте профіль посади і критерії оцінювання до початку відбору.
- Підготуйте анкету: базовий блок для всіх, додатковий — лише для посад з доступом до грошей і конфіденційної інформації.
- Дайте кандидатові повідомлення про обробку даних і візьміть згоду на збір рекомендацій.
- Перевірте документи, офіційні реєстри та законодавчі обмеження для посади.
- Проведіть структуровані співбесіди; поліграф і тести — лише добровільно.
- Оформіть короткий висновок з обʼєктивними підставами, обмежте до нього доступ.
- Дані кандидатів, яким не зробили пропозицію, знищіть або знеособте, якщо людина не погодилася на кадровий резерв.
Якщо ви вибудовуєте процедуру перевірки персоналу або вже отримали скаргу від кандидата, розберімо вашу ситуацію на консультації юриста для бізнесу — 1500 грн. Коли потрібно перевірити готові анкети, згоди та положення про відбір, підійде консультація бізнесу з перевіркою документів — 2300 грн.
З повагою, Твій Юрист.
Дана інформаційна стаття згенерована за допомогою ШІ, перевірена юристом щодо актуальності положень і норм чинного законодавства на відповідність станом на день публікації, з метою інформування громадян про можливість звернутися до спеціаліста у сфері права, адже ніхто не зможе замінити консультацію досвідченого юриста