Інцидент стався: з каси зникли гроші, клієнтська база опинилася в конкурента, працівник прийшов на зміну напідпитку. Перше бажання керівника — «звільнити сьогодні ж», і саме воно найчастіше закінчується поновленням працівника на роботі. Цей матеріал доповнює підрозділ посібника «Корпоративна безпека» про внутрішні перевірки та дисциплінарні стягнення практичними розʼясненнями: що дозволяє закон, у які строки треба вкластися і які помилки обходяться найдорожче.
Навіщо розслідування, якщо все й так очевидно?
Окремого закону про службові розслідування для звичайного підприємства немає. Але КЗпП ставить до стягнення вимоги, які без перевірки не виконати. За ст. 149 КЗпП України (в редакції від 23.10.2026) роботодавець до застосування стягнення повинен зажадати від працівника письмові пояснення, а обираючи стягнення — врахувати тяжкість проступку, заподіяну шкоду, обставини, за яких його вчинено, і попередню роботу працівника. Довести це можна лише документами: службовою запискою, наказом про перевірку, актами, поясненнями, висновком комісії.
Друга причина — ціна помилки. Якщо звільнення визнають незаконним, за ст. 235 КЗпП працівника поновлюють на попередній роботі й одночасно присуджують йому середній заробіток за час вимушеного прогулу — не більш як за рік, а якщо справа розглядається понад рік не з вини працівника, то за весь час. Рішення про поновлення підлягає негайному виконанню.
Які стягнення можна застосувати і хто їх накладає?
Перелік закритий. Ст. 147 КЗпП дозволяє лише два заходи: догану або звільнення. Інші стягнення можуть передбачати лише законодавство, статути й положення про дисципліну для окремих категорій працівників. Тому «зауваження», «сувора догана» чи штраф на звичайному підприємстві дисциплінарними стягненнями не є, і вписувати їх у локальні акти марно.
Накладає стягнення орган (посадова особа), якому надано право приймати цього працівника на роботу (ст. 147-1 КЗпП). Наказ керівника підрозділу без таких повноважень скасують. За одне порушення можна застосувати лише одне стягнення; воно оголошується в наказі (розпорядженні) і доводиться до працівника під розписку (ст. 149 КЗпП). Замість стягнення роботодавець має право передати питання на розгляд трудового колективу або його органу (ст. 152 КЗпП).
Звільнення як стягнення можливе лише з підстав, прямо названих у законі. Після внутрішніх перевірок найчастіше йдеться про пункти частини першої ст. 40 КЗпП:
- п. 3 — систематичне невиконання без поважних причин обовʼязків, якщо до працівника раніше вже застосовувалися заходи дисциплінарного стягнення;
- п. 4 — прогул, у тому числі відсутність на роботі понад три години протягом робочого дня, без поважних причин;
- п. 7 — поява на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного спʼяніння;
- п. 8 — викрадення (зокрема дрібне) майна роботодавця за місцем роботи, але лише встановлене вироком суду, що набрав законної сили, або постановою органу, уповноваженого накладати адміністративні стягнення;
- п. 14 — невиконання правил поведінки в частині нерозголошення інформації з обмеженим доступом, якщо такі правила є складовою правил внутрішнього трудового розпорядку (ч. 2 ст. 142 КЗпП).
Скільки часу є на розслідування?
На строках програють найчастіше. За ст. 148 КЗпП стягнення застосовується безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня виявлення (не рахуючи часу лікарняного чи відпустки працівника) і не пізніше шести місяців з дня вчинення. Перевірка «поки все не зʼясуємо» легко зʼїдає цей строк, тому дату виявлення фіксуйте документально.
Строки є і в працівника. Стягнення він може оскаржити в порядку розгляду трудових спорів (ст. 150 КЗпП). За ст. 233 КЗпП у справах про звільнення до суду звертаються в місячний строк з дня вручення копії наказу, а у справах про суми, належні при звільненні, — у тримісячний строк з дня отримання письмового повідомлення про них. Роботодавець для стягнення з працівника матеріальної шкоди має один рік з дня її виявлення. Важливо: Рішенням Конституційного Суду України від 11.12.2025 № 1-р/2025 тримісячний строк частини першої ст. 233 визнано неконституційним у частині звернення працівника до суду про стягнення заробітної плати та інших належних йому виплат. Тож матеріали перевірки зберігайте з запасом.
Якщо протягом року з дня накладення стягнення працівника не піддали новому, він вважається таким, що стягнення не мав; сумлінному працівникові стягнення можна зняти достроково, а поки воно діє, заохочення до нього не застосовуються (ст. 151 КЗпП). Для звільнення за п. 3 ст. 40 це вирішально: догана, якій уже понад рік, «систематичності» не створює.
Чи можна відсторонити працівника на час перевірки і що змінює воєнний стан?
Ст. 46 КЗпП дозволяє відсторонити працівника від роботи, зокрема, у разі появи на роботі в нетверезому стані чи стані спʼяніння. Відсторонення саме на час службової перевірки стаття передбачає лише для роботодавців, віднесених до переліку обʼєктів державної власності, що мають стратегічне значення для економіки й безпеки держави, та/або обʼєктів чи операторів критичної інфраструктури. Звичайна приватна компанія такої підстави не має: на час перевірки можна обмежити доступи до систем, але не відстороняти людину від роботи.
Під час воєнного стану діють особливості ст. 5 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (чинна редакція станом на жовтень 2026 року):
- звільнити з ініціативи роботодавця можна і під час тимчасової непрацездатності чи відпустки (крім відпустки у звʼязку з вагітністю та пологами і відпустки для догляду за дитиною до трьох років), але датою звільнення буде перший робочий день після їх закінчення — у звичайному режимі ч. 3 ст. 40 КЗпП за загальним правилом це забороняє;
- норми ст. 43 КЗпП про попередню згоду профспілкового органу не застосовуються, крім звільнення працівників, обраних до профспілкових органів;
- працівника, робоче місце якого розташоване на території активних бойових дій і який відсутній на роботі, не можна звільнити за прогул.
Як це виглядає на практиці?
Ситуація 1. Касир не вийшов на зміну. Наступного дня підписано наказ про звільнення за прогул, а потім зʼясовується, що працівник був на лікарняному. Що каже закон: п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП вимагає відсутності без поважних причин, ст. 149 — письмових пояснень до наказу, а поза воєнним станом звільнення в період непрацездатності взагалі заборонене. Що робити: скласти акт про відсутність, письмово запросити пояснення (цінним листом з описом вкладення), дочекатися відповіді або зафіксувати актом відмову — і лише тоді вирішувати питання про стягнення, у межах місяця з дня виявлення.
Ситуація 2. DLP-система зафіксувала, що менеджер переслав клієнтську базу на особисту пошту. Роботодавець хоче звільнити його «за розголошення». Що каже закон: п. 14 ч. 1 ст. 40 КЗпП працює лише тоді, коли правила поведінки щодо нерозголошення інформації з обмеженим доступом є частиною правил внутрішнього трудового розпорядку (ч. 2 ст. 142 КЗпП), а працівник з ними ознайомлений. Що робити: зберегти журнали DLP і копії листів без редагування, задокументувати, як працівників повідомили про контроль, отримати пояснення, знайти підпис працівника під правилами. Якщо правил немає — не «підганяйте» статтю, а оцініть інші підстави й оновіть локальні акти.
Ситуація 3. На складі виявлено нестачу, комісія працює сьомий тиждень, а наказ про догану комірнику досі не підписано. Що каже закон: місячний строк ст. 148 КЗпП рахується з дня виявлення проступку, а не з дня завершення перевірки. Що робити: планувати роботу комісії під цей строк, а нові епізоди виносити в окрему перевірку. Відшкодування шкоди — окреме питання: на звернення до суду роботодавець має рік з дня її виявлення (ст. 233 КЗпП).
Часті помилки
- Наказ без письмових пояснень працівника і без акта про відмову їх надати.
- Пропуск місячного чи шестимісячного строку через затягнуту перевірку.
- Два стягнення за одне порушення: догана, а через тиждень — звільнення за той самий епізод.
- Звільнення «за крадіжку» за п. 8 ст. 40 КЗпП без вироку суду чи постанови про адміністративне стягнення.
- Докази, здобуті з порушенням: прихований запис бесіди, доступ до особистого листування, відеоспостереження, про яке працівників не повідомили.
Що робити покроково
- Зафіксуйте подію службовою запискою з датою — це дата виявлення проступку.
- Одразу збережіть докази (журнали, відеозаписи, документи) і працюйте з копіями; за потреби обмежте доступи і проведіть інвентаризацію.
- Видайте наказ про перевірку: підстава, предмет, строк, склад комісії (щонайменше три особи без конфлікту інтересів), повноваження.
- Письмово зажадайте пояснення і дайте розумний час на відповідь. Бесіду проводьте щонайменше вдвох, у робочий час, без тиску і без «пропозицій» написати заяву за власним бажанням; відмову від пояснень зафіксуйте актом за підписами кількох осіб.
- Оформіть висновок комісії: що сталося, хто винен, у чому вина, розмір шкоди, причини, пропозиції; незгодний член комісії викладає окрему думку.
- Підготуйте наказ про стягнення з описом проступку, посиланням на порушені пункти посадової інструкції чи локальних актів і на конкретну норму КЗпП; оголосіть його працівникові під розписку в межах строку ст. 148.
- Зберігайте матеріали окремою справою з обмеженим доступом на весь строк можливого спору.
Якщо ви роботодавець і хочете, щоб матеріали розслідування й проєкт наказу перевірили до підписання, замовте консультацію бізнесу з перевіркою документів — 2300 грн. Якщо стягнення вже оскаржують або ви працівник і вважаєте його незаконним, допоможе консультація юриста з судових справ — 1000 грн: оцінимо строки, докази й перспективи.
З повагою, Твій Юрист.
Дана інформаційна стаття згенерована за допомогою ШІ, перевірена юристом щодо актуальності положень і норм чинного законодавства на відповідність станом на день публікації, з метою інформування громадян про можливість звернутися до спеціаліста у сфері права, адже ніхто не зможе замінити консультацію досвідченого юриста